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COORDENAÇÕES SETORIAIS

ADM/FINANCEIRO

Coordenadora: Suzana Joaquim Bezerra

A Coordenação Administrativo-Financeiro compete dirigir e controlar a execução das atividades que envolvam os processos administrativo-financeiros, assegurando a sua eficiência e operacionalidade de acordo com o que preceitua o art. 60 do Estatuto da UPE, sendo integrada pelos seguintes órgãos de execução; Lei Federal 4320/64 que – Institui Normas Gerais de Direito Financeiro para elaboração e controle dos orçamentos e balanços da União, dos Estados, dos Municípios e do Distrito Federal; da Lei 7.741/1978 que – Institui o Código de Administração Financeira do Estado de Pernambuco e dá outras providências; e outras legislações pertinentes.

Atribuições:

À Coordenadoria Administrativa e Financeira compete, de acordo com o Art. 60 do Estatuto da UPE, assegurar eficiência à administração e à execução financeira, sendo suas atribuições:

  • Dirigir, coordenar, supervisionar, orientar e operacionalizar as atividades relativas à gestão administrativa/financeira e da tecnologia da informação do ICB;
  • Planejar, coordenar e controlar a execução de cadastro, lotação, capacitação e outros inerentes ao desenvolvimento dos recursos humanos e propor medidas conjuntas;
  • Administrar, coordenar e controlar as atividades de compra e contratação de serviços, observando os princípios da licitação pública;
  • Planejar e avaliar a política da tecnologia da informação do ICB;
  • Comunicar e solicitar providências para apuração de irregularidades de qualquer natureza e inerentes às atividades meio, no ambiente organizacional e universo da ação;
  • Manter estreito relacionamento, no sentido de interação, com os titulares das áreas técnicas, interna e externa, visando evitar solução de continuidade, na execução das atividades fins;
  • Apoiar administrativamente as atividades em que a instituição participe direta ou indiretamente;
  • Cumprir e fazer cumprir, de acordo com a legislação especifica normas operacionais pertinentes e devidamente instrumentadas;
  • Orientar a elaboração da Prestação de Contas anual e demais relatórios de atividades inerentes à área administrativa e financeira;
  • Desenvolver planos e apoiar a capacitação de recursos humanos, técnico-administrativos, dentro de sua área de atribuições;
  • Promover a integração técnico-administrativa-financeira com as demais Coordenadorias Administrativas e Financeiras das unidades da UPE e outros Órgãos da Administracção Pública e Privada.

A Coordenadoria Administrativa e Financeira, no desempenho de suas atribuições, organizar-se administrativamente em 02 (duas) Divisões, respectivamente, Administrativa e Financeira, de acordo com o § 3o do art. 60 do Estatuto da UPE, e 6 Seções: de Patrimônio, de Pessoal, de Informática, de Contabilidade, Compras e de Tesouraria.

  • Providenciar a inscrição, reinscrição e baixa de despesas da conta de Restos a Pagar, observada a legislação em vigor;
  • Providenciar a formação do processo de Reconhecimento de Dívidas de Exercícios Anteriores, de acordo com as Leis, Normas e Regulamentos em vigor;
  • Analisar e avaliar os sistemas relacionados com os serviços de Contabilidade, Financeiro, Orçaamentário e Patrimonial da Instituição;
  • Acompanhar de forma sistemática para fins de supervisão, a execução da programação orçamentária e financeira da Instituição;
  • Acompanhar a execução de orçamentos de qualquer tipo (custeio/investimentos), controlando as diversas fontes de recursos;
  • Realizar a programação orçamentaria e financeira, e acompanhar a execução orçamentária;
  • Acompanhar a execução dos recursos de convênios, dando as orientações necessárias aos executores quanto a utilização destes recursos, quando solicitados;
  • Orientar, coordenar e analisar os atos da gestão nas operações de natureza orçamentária, financeira e patrimonial;
  • Analisar e avaliar, periodicamente, o fluxo de caixa da Instituição, adotando medidas técnicas indispensáveis à aplicação do erário público;
  • Providenciar a agilização da tramitação de processos e documentos na Coordenação Financeira, orientado quanto a providencias necessárias a sua formalização e finalização;
  • Cumprir e fazer cumprir as Leis, Normas e Regulamento que regem a Administração Financeira do Serviço Público Estadual;
  • Assinar as ordens bancárias e outros documentos relativos à execução financeira;
  • Supervisionar e coordenar as Prestações de Contas Anual, de Convênios, Acordos, Ajustes, etc., bem como aquelas relativas a Suprimentos de Fundos concedidos;
  • Supervisionar e coordenar os pagamentos das Obrigações e Encargos Patronais, agindo diretamente com o banco e/ou outros agentes autorizados;
  • Prestar informações e emitir pareceres sobre assuntos de competência da Coordenação;
  • Alertar a Administração Superior quanto aos procedimentos em desacordos com as Leis, Normas e Regulamentos em vigor;
  • Supervisionar e coordenar as atividades relacionadas com o cronograma físicos-financeiros, objetivando a agilização dos procedimentos de ingressos de numerários, bem como os pagamentos das obrigações para com terceiros;
  • Acompanhar as autoridades competentes nas inspeções e fiscalizações e verificações, facilitando a execução dos trabalhos de auditoria interna e/ou externa;

DIVISÃO ADMINISTRATIVA

Responsável pelas atividades de apoio administrativo e operacional. Suas atribuições principais são: manutenção, zeladoria, limpeza, reformas, consertos, e segurança, gerenciando o sistema de combate a incêndio de todas as áreas, gerenciando recursos humanos, comunicação internas e externas e gestão documental, serviços de reprografia, contratos de terceirizados de prestação de serviços, transportes e outras atividades correlatas. (ATUALMENTE NÃO EXISTI SERVIDOR ATUANDO) É constituído pelas seções de:

  • RECURSOS HUMANOS, cujo objetivo básico é a de alinhar as políticas de RH com a estratégia de organização e tem como finalidade selecionar, gerir e nortear e capacitar os servidores na direção dos objetivos da instituição. O quadro de pessoal do ICB é composto por 64 (sessenta e quatro) servidores docentes, 45 (quarenta e cinco) servidores administrativos, 13 (treze) terceirizados recepcionistas, limpeza e pedreiro, 12 (doze) estagiários e 15 (quinze) a disposição.
  • TRANSPORTES E SERVIÇOS GERAIS, que compete colaborar com a manutenção, zeladoria, limpeza, consertos emergenciais atuando como gerenciador desses serviços e supervisionando as atividades relacionadas às pessoas que trabalham diretamente nessas áreas que necessitam a todo o momento da execução desses serviços, apresentado e solucionando problemas comuns decorrentes do uso das áreas existentes a Unidade de Ensino do ICB. Presta atendimento aos usuários, dando-lhes orientação, sanando dúvidas quanto às necessidades apresentadas por diversos setores, e de como fazer para racionalidade e o máximo de eficiência possível. Neste caso o ICB não dispõe de transportes, portanto não julgamos pertinente a sua competência nesse relatório.
  • ALMOXARIFADO E PATRIMÔNIO, que compete apresentar a necessidade do ICB quanto ao tipo de material de consumo, controlar a saída desses matérias; manter e controlar o estoque do almoxarifado; dar a baixa das saídas e entradas dos materiais recebidos, cadastrar fornecedores e materiais no sistema E-Fisco quando possível.

No tocante ao patrimônio compete: cadastrar e tombar o equipamento recebido; registrar a movimentação de bens móveis; proceder periodicamente ao inventario de todos os bens móveis constantes do cadastro; verificar periodicamente o estado dos bens assim como solicitar o descarte dos em desuso e, promover medidas administrativas necessárias à defesa dos bens permanentes e controlar a transferências dos mesmos.

DIVISÃO FINANCEIRA

Compete supervisionar e elaborar relatórios gerencias sobre a receita e despesa; supervisionar o controle da execução orçamentaria; instruir processo no tocante a procedimentos técnicos a serem adotados para o cumprimento da legislação financeira é composta pelos seguintes órgãos auxiliares. (ATUALMENTE NÃO EXISTI SERVIDOR ATUANDO)

  • SEÇÃO DE CONTABILIDADE, a quem compete registrar todos os lançamentos contábeis; demonstrar com base nos registros realizados, expor periodicamente por meio de demonstrativos, as situações econômicas, patrimoniais e financeiras do ICB; prestar contas dos resultados e encaminha-los ao TCE.
  • SEÇÃO DE TESOURARIA, as suas atribuições são a de controlar o movimento da tesouraria mediante boletins diários e informa a gerência da Divisão Financeira os dados necessários ao acompanhamento de saldos e conciliação bancária; controlar através do sistema E-fisco os repasses de pagamentos; manter arquivo de copias de todos os documentos de crédito e débito, conferindo-os à vista de extratos bancários e encaminhamento os originais juntamente com os processos ou boletins diários; emitir relatórios gerenciais sobre pagamentos e recebimentos.
  • SEÇÃO DE COMPRAS, compete realizar cotação mediante documento autorizado previamente pela Direção ou Coordenação Administrativa e Financeira, especificar o tipo de equipamento ou material junto ao solicitante, cadastrar o material e/ou serviço no E-Fisco, bem como receber o material conferir e encaminhar ao Almoxarifado.
  • SEÇÃO DE REPROGRAFIA, compete controlar, zelar e solicitar a manutenção do equipamento locado para este fim de reprografia dando atenção aos tipos de material solicitado para xerocar e estar sempre atento a Lei 9.610/98, que rege os direitos autorais no Brasil.
  • SEÇÃO DE RECEPÇÃO/PROTOCOLO, compete atender diretamente e indiretamente aos diversos setores bem como a sociedade administrativa, discente, docente e publico em geral, seja por telefone ou pessoalmente dando-lhes informações, recebendo documentos ou encaminhando para as demais Unidades de Ensino bem como a própria Reitoria da Universidade de Pernambuco.